『システム化範囲は事前調査で決まる』成功させたいならPMが必ず知るべき教訓！
スコープを明確にすることがプロジェクトの鉄則。計画段階で事前調査をしっかり行なってください
プロジェクト計画において、『スコープの明確化』は重要なイベントであり、これを雑に行うことで要件定義工程でスケジュール遅延、予算超過、クライアントとのコミュニケーション悪化などのトラブルを起こすこともあります。
それでは、雑にならないようにスコープを明確にするには、どうすれば良いのでしょうか。
それは、RFPやSOWを元にしてスコープ対象を調査することにあります。
プロジェクトマネージャーであれば、事前調査の方法を理解していなければなりません。
意外にも、このことを知らないPMが多いって、ご存知でしょうか？
■今回のテーマ
プロジェクト計画における『スコープの明確化』の検討の中で、『事前調査の方法を知らなかった』ことにより、『スケジュールが遅延する』という問題が起こりました。
この問題を取り上げて、原因の追求、解決策、リスク対策を解説していきます。
※プロジェクト検証の結果をお伝えするにあたり、架空の企業である「株式会社XYZ」での出来事として紹介します。
prologue
株式会社XYZは、市場シェアの拡大と業務コストの削減のために、新規プロジェクトを立ち上げることになりました。
プロジェクトの目的として、売上の10%増加と業務コストの20%削減を掲げています。 目的を達成させるためには、個々の目標の設定が必要です。 品質目標は、レスポンスタイム、受け入れ合格に数値目標を設定しました。
コスト目標は、開発費用を1800万円以内として、スケジュール目標は、リリース日を10月1日、主要なマイルストーンをユーザーテストによる品質判断としています。
また、プロジェクトの開始は、4月1日。開発期間を6ヶ月としました。
【プロジェクトの登場人物】
▷山田
株式会社XYZの事業部長であり、プロジェクトオーナー。
▷木村
株式会社XYZの社内調整役。クライアント窓口であり、ITベンダーとコミュニケーションを取る。
▷佐藤
このプロジェクトの開発を担当する株式会社ABCのプロジェクトマネージャーであり、今回初めてプロジェクトマネージメントを行うプロマネ初心者。
▷PMアドバイザー
The manager's Barに所属。プロマネ初心者の佐藤のマネジメントアドバイザー。
【プロジェクト状況】
現在のプロジェクトは、詳細設計工程である。
総合テストの最終日に、プロマネの佐藤は、クライアントへテスト終了の報告を行い『合格判断』を依頼した。
しかし、クライアント窓口の木村の回答は『全てのテスト項目がシステム視点なので我々は判断できない。我々が判断できるテストを実施して欲しい』と要望された。
プロマネの佐藤は、状況の把握をしていますが、具体的な問題が分かっていない。
そのため、PMOの私へサポートを求めてきた。
（以降のSTEP1-STEP4はPMOが実施した）
目次
STEP1：問題の設定
今回の問題は、プロジェクトで起きた事象を、様々なプロジェクト情報を元に考えたところ、『スケジュールマネジメントエリア』で起こっている問題として取り扱うことにした。
そして、『事前調査の影響でスケジュールが遅延する』、このように問題を設定した。
そして、『事前調査の影響でスケジュールが遅延する』、このように問題を設定した。
STEP2：原因の究明
この問題は、品質目標である要望達成率100%を逸脱、スケジュールであるリリース日を逸脱している。
そこでPMOの私は、原因の仮説を立て検証を行った。
【原因の仮説】
(1)事前調査において調査工数が間違っている
(2)事前調査において対象業務が間違っている
(3)事前調査において対象技術が間違っている
STEP3：解決策
この問題を放置することは、デスマーチプロジェクトの危険があるため、PMOの私は解決策を３つ考え、プロジェクトオーナーの山田と協議した。
【解決策の候補】
解決策A：
全ての仕様に対して有識者が技術的な調査を行う。
解決策B：
複雑と思われる機能に対して有識者が技術調査を行う。
解決策C：
複雑と思われる機能に対して有識者が技術調査を行い開発期間を延ばす。
調査の結果から、技術スキルに不安を持っていることからメンバーの裁量で調査させ、有識者のレビューを受けなかったことが分かっている。
その状況をプロジェクトオーナーの山田へ説明し、山田の意向を踏まえ解決策を決定した。
【採用した解決策と採用の根拠】
山田の意向は、複雑と思われる機能に対して有識者が技術調査を行うことに問題はないとの見解であった。
しかし、リリース日の延期は避けて欲しいとの要望があり、『解決策B』を採用した。
【解決策の実行に伴うダメージ】
また、今回の解決策を実施したことで、ITベンダーに有識者のアサインに対する工数が30%超過した。
今回の問題における原因は、事前調査において対象技術が間違っていたということである。
今後、このような事態を避けるために、以下を教訓とした。
【教訓】
(1)プロジェクト計画でクライアント要件を実現する難易度を設定しスコープ対象の判断を行う。
(2)要件定義でクライアント要件が確定した段階で有識者が技術的な調査を行う。
【解決策の候補】
解決策A：
全ての仕様に対して有識者が技術的な調査を行う。
解決策B：
複雑と思われる機能に対して有識者が技術調査を行う。
解決策C：
複雑と思われる機能に対して有識者が技術調査を行い開発期間を延ばす。
調査の結果から、技術スキルに不安を持っていることからメンバーの裁量で調査させ、有識者のレビューを受けなかったことが分かっている。
その状況をプロジェクトオーナーの山田へ説明し、山田の意向を踏まえ解決策を決定した。
【採用した解決策と採用の根拠】
山田の意向は、複雑と思われる機能に対して有識者が技術調査を行うことに問題はないとの見解であった。
しかし、リリース日の延期は避けて欲しいとの要望があり、『解決策B』を採用した。
【解決策の実行に伴うダメージ】
また、今回の解決策を実施したことで、ITベンダーに有識者のアサインに対する工数が30%超過した。
今回の問題における原因は、事前調査において対象技術が間違っていたということである。
今後、このような事態を避けるために、以下を教訓とした。
【教訓】
(1)プロジェクト計画でクライアント要件を実現する難易度を設定しスコープ対象の判断を行う。
(2)要件定義でクライアント要件が確定した段階で有識者が技術的な調査を行う。
STEP4：リスク管理表の作成
最後に、今回プロジェクトで起こった問題を課題問題整理表に記述し、今後のプロジェクトの教訓として役立てるためにリスク管理表に記述した。
このリスク管理表は、ITベンダーのプロジェクト情報として保管され、他チームへの情報共有として利用することになった。
最後まで、読んで頂き有難うございました。
今後の貴方のプロジェクト活動の参考になれば幸いです。
