意外と難しい『必要スキルの洗い出し』知らないと失敗するPM論理的な手法！

プロジェクトを成功させるには、開発する機能の難易度を知って、対応できるスキルを考えなければなりません。

✅プロジェクトに必要なスキルを洗い出すのが苦手な方
✅PJリスクを集めているPMやPMO
✅プロマネ初心者を抱える管理者

にお伝えしたいプロジェクトリスクの情報です。

プロジェクトにおいて、新規機能の開発と既存機能の改修といセットはよくあることです。
このような時に、計画段階で改修対象となる既存機能の難易度を把握しておくことで、設計、製造、テストが効率的に進めることができます。
しかし、意外にも既存機能の難易度を把握することなくプロジェクトを開始して、製造段階でハマってしまうPMが多いって、ご存知でしょうか？

■今回のテーマ
プロジェクト計画における『スコープの明確化』の検討の中で、既存機能の『改修難易度』の把握をしなかったことにより、製造／単体テスト工程で、『特定機能の進捗遅延による品質劣化』という問題が起こりました。
この問題を取り上げて、原因の追求、解決策、リスク対策を解説していきます。
※プロジェクト検証の結果をお伝えするにあたり、架空の企業である「株式会社XYZ」での出来事として紹介します。

 prologue

株式会社XYZは、市場シェアの拡大と業務コストの削減のために、新規プロジェクトを立ち上げることになりました。

プロジェクトの目的として、売上の10%増加と業務コストの20%削減を掲げています。 目的を達成させるためには、個々の目標の設定が必要です。 品質目標は、レスポンスタイム、受け入れ合格に数値目標を設定しました。

コスト目標は、開発費用を1800万円以内として、スケジュール目標は、リリース日を10月1日、主要なマイルストーンをユーザーテストによる品質判断としています。

また、プロジェクトの開始は、4月1日。開発期間を6ヶ月としました。

 

【プロジェクトの登場人物】

▷山田

株式会社XYZの事業部長であり、プロジェクトオーナー。

▷木村

株式会社XYZの社内調整役。クライアント窓口であり、ITベンダーとコミュニケーションを取る。

▷佐藤

このプロジェクトの開発を担当する株式会社ABCのプロジェクトマネージャーであり、今回初めてプロジェクトマネージメントを行うプロマネ初心者。

▷PMアドバイザー

The manager's Barに所属。プロマネ初心者の佐藤のマネジメントアドバイザー。

 

【プロジェクト状況】
製造/単体テスト工程であり、所要期間の50%を消化した時点で、複雑な既存機能に対して設計書がないことから必要以上に時間を浪費し、プロマネ初心者の佐藤は『リリースの延期』を依頼した。
しかし、クライアント窓口の木村の回答は、『本件は、クリティカルタスクとして十分な調査期間を設けていたはずである。当初の計画通り進めて欲しい』と要望された。
プロマネの佐藤は、状況の把握をしているが、具体的な問題が分かっていない。
そのため、PMOへサポートを求めてきました。
（以降のSTEP1-STEP4はPMOが実施しました）

  目次

STEP1：問題の設定

今回の問題は、プロジェクトで起きた事象を、様々なプロジェクト情報を元に考えたところ、『品質マネジメントエリア』で起こっている問題として取り扱うことにしました。
そして、『特定機能の進捗遅延による品質劣化』、このように問題を設定した。

STEP2：原因の究明

この問題は、スケジュール目標であるリリース日を逸脱している。
そこでPMOの私は、原因の仮説を立て検証を行った。

【原因の仮説】
(1)計画した複雑な機能に対応する作業工数が間違っている
(2)計画した複雑な機能に対応する所要期間に含めたバッファー期間が間違っている
(3)複雑な技術に対応できるメンバーが担当していない

そして、仮説に対して調査を行い検証した。
【仮説の検証】
(仮説1)計画した複雑な機能に対応する作業工数が間違っている
▷有識者の算出した作業工数も計画と同じだったか？
➡︎YES

(仮説2)計画した複雑な機能に対応する所要期間に含めたバッファー期間が間違っている
▷有識者の算出した所要期間に含めたバッファー期間も計画と同じだったか？
➡︎YES

(仮説3)複雑な技術に対応できるメンバーが担当していない▷担当者のスキルは適正であったか？
➡︎NO

問題の根本的な原因は、『仮説3』と判明した。また、プロマネ初心者の佐藤は、計画段階での複雑な既存機能の技術的な難易度が分かった。そのため、担当するメンバーも感覚で選んでいた。

STEP3：解決策

この問題を放置することは、デスマーチプロジェクトの危険があるため、PMOの私は解決策を３つ考え、プロジェクトオーナーの山田と協議した。

【解決策の候補】
解決策A：
技術の高い新メンバーをアサインして、全ての既存機能に対して技術調査を行ってから、再度見積もりを行う。

解決策B：
技術の高い新メンバーをアサインして、既存既存メンバーとペアでのコーディングとテストを行う。

解決策C：
技術の高い新メンバーをアサインして、キャッチアップ期間を設けてスケジュールを見直す。

調査の結果から、計画段階での複雑な既存機能の技術的的な難易度を把握していなかったことが分かっている。その状況をプロジェクトオーナーの山田へ説明し、山田の意向を踏まえ解決策を決定した。

【採用した解決策と採用の根拠】
山田の意向は、技術の高い新メンバーと既存メンバーのペアでのコーディングとテスト実施に問題はないとの見解であった。
しかし、リリース日の延期は避けて欲しいとの要望があり、『解決策B』を採用した。

【解決策の実行に伴うダメージ】
また、今回の解決策を実施したことで、ITベンダーに新規メンバーのアサインによる工数が30%超過した。
今回の問題における原因は、複雑な技術に対応できるメンバーが担当していなかったということである。
今後、このような事態を避けるために、以下を教訓とした。

【教訓】
(1)プロジェクト計画で、必要とされる業務知識、技術知識を洗い出して有識者のレビューを受ける。
(2)詳細設計で、複雑な機能に対しては、有識者とクライアントを含めたレビューを徹底する。

STEP4：リスク管理表の作成

最後に、今回プロジェクトで起こった問題を課題問題整理表に記述し、今後のプロジェクトの教訓として役立てるためにリスク管理表に記述した。
このリスク管理表は、ITベンダーのプロジェクト情報として保管され、他チームへの情報共有として利用することになった。

最後まで、読んで頂き有難うございました。
今後の貴方のプロジェクト活動の参考になれば幸いです。

このトラブルプロジェクトは私が対応しました！ 

www.abmtraining.net