『本当に必要な要件はどれか』クライアントと話す前にPMに知って欲しい要件の整理テクニック！
要求仕様の優先度を付けないとプロジェクトは破綻します！
✅要件の優先度の設定に苦戦する方
✅PJリスクを集めているPMやPMO
✅プロマネ初心者を抱える管理者
にお伝えしたいプロジェクトリスクの情報です。
要件定義とは何でしょうか？
クライアントが「何をしたいのか？」を具体的に「どのようなシステムにしたいのか？」を決めていく作業です。
その時、『要件の優先度』を付けないで、プロジェクトを進めていくとスケジュール、工数を圧迫し、危険なプロジェクトになることもあります。
そのためにも、『クライアントの要求が市場でビジネス的に優位性があるものをスコープ範囲にすること』。
これを前提に要件の優先度をつけていく必要があります。
意外にも、このことを知らないPMが多いって、ご存知でしょうか？
■今回のテーマ
プロジェクト計画における『スコープマネジメント計画の作成』の検討の中で、『要件の優先度の決め方を知らなかった』ことにより、『基要求仕様のボリュームが多くスケジュールが遅延する』という問題が起こりました。
この問題を取り上げて、原因の追求、解決策、リスク対策を解説していきます。
※プロジェクト検証の結果をお伝えするにあたり、架空の企業である「株式会社XYZ」での出来事として紹介します。
prologue
株式会社XYZは、市場シェアの拡大と業務コストの削減のために、新規プロジェクトを立ち上げることになりました。
プロジェクトの目的として、売上の10%増加と業務コストの20%削減を掲げています。 目的を達成させるためには、個々の目標の設定が必要です。 品質目標は、レスポンスタイム、受け入れ合格に数値目標を設定しました。
コスト目標は、開発費用を1800万円以内として、スケジュール目標は、リリース日を10月1日、主要なマイルストーンをユーザーテストによる品質判断としています。
また、プロジェクトの開始は、4月1日。開発期間を6ヶ月としました。
【プロジェクトの登場人物】
▷山田
株式会社XYZの事業部長であり、プロジェクトオーナー。
▷木村
株式会社XYZの社内調整役。クライアント窓口であり、ITベンダーとコミュニケーションを取る。
▷佐藤
このプロジェクトの開発を担当する株式会社ABCのプロジェクトマネージャーであり、今回初めてプロジェクトマネージメントを行うプロマネ初心者。
▷PMアドバイザー
The manager's Barに所属。プロマネ初心者の佐藤のマネジメントアドバイザー。
【プロジェクト状況】
現在のプロジェクトは、詳細設計工程である。
当該工程の所要期間を50%消化した時点で、要求仕様のボリュームが多いことから、プロマネ初心者の佐藤は『スケジュールの延期』を依頼した。
しかし、クライアント窓口の木村の回答は『我々は要求仕様の追加、変更を行なっていない、早期にリカバリーして欲しい』と要望された。
プロマネの佐藤は、状況の把握をしていますが、具体的な問題が分かっていない。そのため、PMOの私へサポートを求めてきた。
（以降のSTEP1-STEP4はPMOが実施した）
目次
STEP1：問題の設定
今回の問題は、プロジェクトで起きた事象を、様々なプロジェクト情報を元に考えたところ、『スコープマネジメントエリア』で起こっている問題として取り扱うことにした。
そして、『要求仕様のボリュームが多くスケジュールが遅延する』、このように問題を設定した。
STEP2：原因の究明
この問題は、スケジュール目標であるリリース日を逸脱している。
そこでPMOの私は、原因の仮説を立て検証を行った。
【原因の仮説】
(1)仕様の追加が発生した
(2)仕様を誤って理解していた
(3)要求仕様の優先度を付けなかった
結果は、以下の通りとなった。
【仮説の検証】
(仮説1)仕様の追加が発生した
▷追加された仕様が議事録、メールなどに残されていなかったか？
➡︎YES
(仮説2)仕様を誤って理解していた▷仕様理解の誤りについて、議事録、メールなどに残されていなかったか？
➡︎YES
(仮説3)要求仕様の優先度を付けなかった
▷全ての要求仕様がプロジェクトの目的を達成するために必須であったか？
➡︎NO
問題の根本的な原因は、『仮説3』と判明した。また、プロマネ初心者の佐藤は、要件定義、基本設計を通じて要求仕様の優先度を付ける協議を行わなかったことが分かった。
STEP3：解決策
この問題を放置することは、デスマーチプロジェクトの危険があるため、PMOの私は解決策を３つ考え、プロジェクトオーナーの山田と協議した。
【解決策の候補】
解決策A：
メンバーの増員とスケジュールの延期を行う。
解決策B：
要求仕様の将来性を検討して、必要な範囲のみスコープ対象とする。
解決策C：
スコープは変更せずスケジュールの延期を行う。
調査の結果から、要件定義、基本設計を通じて要求仕様の優先度を付ける協議を行わなかったことが分かっている。
その状況をプロジェクトオーナーの山田へ説明し、山田の意向を踏まえ解決策を決定した。
【採用した解決策と採用の根拠】
山田の意向は、必要な範囲のみスコープ対象とすることに問題はないとの見解であった。
しかし、リリース日の延期は避けて欲しいとの要望があり、『解決策B』を採用した。
【解決策の実行に伴うダメージ】
また、今回の解決策を実施したことで、ITベンダーとクライアントに要求仕様の優先度を付ける作業による工数が30%超過した。
今回の問題における原因は、要求仕様の優先度を付けなかったということである。
今後、このような事態を避けるために、以下を教訓とした。
【教訓】
(1)要件定義で要求仕様の優先度を付ける。
(2)基本設計の終盤で詳細設計工程以降の作業工数とスケジュールを再計算する。
STEP4：リスク管理表の作成
最後に、今回プロジェクトで起こった問題を課題問題整理表に記述し、今後のプロジェクトの教訓として役立てるためにリスク管理表に記述した。
このリスク管理表は、ITベンダーのプロジェクト情報として保管され、他チームへの情報共有として利用することになった。
最後まで、読んで頂き有難うございました。
今後の貴方のプロジェクト活動の参考になれば幸いです。
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