『必要スキルを間違った』そんな時、プロジェクトをV字回復させるリカバリーの秘訣！
正確な工数と正確な人員スキルがプロジェクトを成功させます！
✅プロジェクトに必要な業務スキルの設定に苦戦される方
✅PJリスクを集めているPMやPMO
✅プロマネ初心者を抱える管理者
にお伝えしたいプロジェクトリスクの情報です。
■今回のテーマ
プロジェクト計画における『工数の算出』の検討の中で、『プロジェクトを成功させるために必要とされるスキルに抜け漏れがあった』ことにより、『業務知識の不足により品質劣化』という問題が起こりました。
この問題を取り上げて、原因の追求、解決策、リスク対策を解説していきます。
※プロジェクト検証の結果をお伝えするにあたり、架空の企業である「株式会社XYZ」での出来事として紹介します。
prologue
株式会社XYZは、市場シェアの拡大と業務コストの削減のために、新規プロジェクトを立ち上げることになりました。
プロジェクトの目的として、売上の10%増加と業務コストの20%削減を掲げています。 目的を達成させるためには、個々の目標の設定が必要です。 品質目標は、レスポンスタイム、受け入れ合格に数値目標を設定しました。
コスト目標は、開発費用を1800万円以内として、スケジュール目標は、リリース日を10月1日、主要なマイルストーンをユーザーテストによる品質判断としています。
また、プロジェクトの開始は、4月1日。開発期間を6ヶ月としました。
【プロジェクトの登場人物】
▷山田
株式会社XYZの事業部長であり、プロジェクトオーナー。
▷木村
株式会社XYZの社内調整役。クライアント窓口であり、ITベンダーとコミュニケーションを取る。
▷佐藤
このプロジェクトの開発を担当する株式会社ABCのプロジェクトマネージャーであり、今回初めてプロジェクトマネージメントを行うプロマネ初心者。
▷PMアドバイザー
The manager's Barに所属。プロマネ初心者の佐藤のマネジメントアドバイザー。
【プロジェクト状況】
現在のプロジェクトは、詳細設計工程である。
当該工程の所要期間を50%消化した時点で、業務要件を機能設計に落とし込めないことが判明したことから、プロマネ初心者の佐藤は『スケジュールの延期』を依頼した。
しかし、クライアント窓口の木村の回答は『要件定義、基本設計の段階で技術的な課題は無かったはずである。早期に技術調査を行いリカバリーして欲しい』と要望された。
プロマネの佐藤は、状況の把握をしていますが、具体的な問題が分かっていない。
そのため、PMOの私へサポートを求めてきた。
（以降のSTEP1-STEP4はPMOが実施した）
目次
STEP1：問題の設定
今回の問題は、プロジェクトで起きた事象を、様々なプロジェクト情報を元に考えたところ、『品質マネジメントエリア』で起こっている問題として取り扱うことにした。
そして、『業務知識の不足により品質劣化』、このように問題を設定した。
STEP2：原因の究明
この問題は、品質目標である要望達成率100%を逸脱、スケジュール目標であるリリース日を逸脱しています。そこでPMOの私は、原因の仮説を立て検証を行った。
【原因の仮説】
(1)計画した開発工数が間違っている
(2)計画した開発スケジュールが間違っている
(3)プロジェクトの必要なスキルを間違っている
結果は、以下の通りとなった。
【仮説の検証】
(仮説1)計画した開発工数が間違っている
▷有識者の開発工数も計画と同じであったか？
➡︎YES
(仮説2)計画した開発スケジュールが間違っている
▷有識者の開発スケジュールも計画と同じであったか？
➡︎YES
(仮説3)プロジェクトの必要なスキルを間違っている
▷有識者が調査した必要スキルと同じであったか？
➡︎NO
問題の根本的な原因は、『仮説3』と判明した。
また、プロマネ初心者の佐藤は、プロジェクトで必要とされるスキルのうち、技術スキルは適切に設定していたが、業務スキルにおいては抜け漏れが多かったことが分かった。
STEP3：解決策
この問題を放置することは、デスマーチプロジェクトの危険があるため、PMOの私は解決策を３つ考え、プロジェクトオーナーの山田と協議した。
【解決策の候補】解決策A：
現状のメンバーに業務知識を学習させ、スケジュールを延期する。
解決策B：
プロジェクトで必要な業務知識を持ったメンバーを増やし、間違った業務知識で作成された設計の修正を担当させる。
解決策C：
プロジェクトで必要な業務知識を持ったメンバーを増やし、スケジュールを延期する。
調査の結果から、プロジェクトで必要とされるスキルのうち、技術スキルは適切に設定していたが、業務スキルにおいては抜け漏れが多かったことが分かっている。その状況をプロジェクトオーナーの山田へ説明し、山田の意向を踏まえ解決策を決定した。
【採用した解決策と採用の根拠】
山田の意向は、間違った業務知識で作成された設計の修正をすることに問題はないとの見解であった。
しかし、リリース日の延期は避けて欲しいとの要望があり、『解決策B』を採用した。
【解決策の実行に伴うダメージ】
また、今回の解決策を実施したことで、ITベンダーに業務知識を持っているメンバーの増員による工数が30%超過した。
今回の問題における原因は、プロジェクトの必要なスキルを間違っていたということである。
今後、このような事態を避けるために、以下を教訓とした。
【教訓】
(1)プロジェクト計画で必要とされる業務知識、技術知識を洗い出して有識者のレビューを受ける。
(2)各工程で事前にアサインされるメンバーのスキル適正を書面とインタビューを通じて見極める。
STEP4：リスク管理表の作成
最後に、今回プロジェクトで起こった問題を課題問題整理表に記述し、今後のプロジェクトの教訓として役立てるためにリスク管理表に記述した。
このリスク管理表は、ITベンダーのプロジェクト情報として保管され、他チームへの情報共有として利用することになった。
最後まで、読んで頂き有難うございました。
今後の貴方のプロジェクト活動の参考になれば幸いです。
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